De drie valkuilen van plannen maken

 

Hoe staan de plannen ervoor die je begin dit jaar maakte met je team? Tussen het opstellen en uitvoeren, gebeurt vaak zoveel dat je het overzicht kwijtraakt. We hebben de 3 grootste valkuilen, die overal voorkomen, op een rijtje gezet. Alvast een hint: Het perfecte plan bestaat niet…

 

1. Het perfecte plan willen bedenken

Samen nadenken over wat je wilt bereiken, waarom dat belangrijk is en hoe je dat gaat doen, is essentieel voor de kwaliteit van het plan. Maar we merken vaak dat wel héél veel tijd wordt gestoken in dat nadenken. Zonde van tijd, zeker omdat je weet dat je het onderweg toch zult moeten aanpassen. Er komen immers altijd veranderingen op je pad. Militairen werken altijd met een 70%-oplossing, omdat het perfecte plan niet bestaat. Het moet goed genoeg zijn om je doel te bereiken. Maar wanneer is een plan goed genoeg? Het antwoord is: als je er met je team voldoende vertrouwen in hebt. En dat moet je gewoon vragen. Zodra je op 70% zit, stel je het plan vast en ga je aan de slag. Het grote voordeel van de 70%-oplossing: enorme tijdwinst.

 

2. Te weinig focus en structuur in de uitvoering

Zijn we er dan? Nee, naast het 70%-plan is het essentieel om een goede structuur voor monitoring en reviewing op te zetten. Zo kun je bepalen of je op koers ligt. Wat is een goede structuur? Dat verschilt per organisatie en team, maar het is zaak om op gezette tijden rust te pakken om te reflecteren en evalueren. Wat is goed gegaan en wat moet beter? Welke actiepunten zijn behaald en waar loop je achter op de planning? Vervolgens kun je vaststellen wat er moet gebeuren om tijd te winnen. En bekijken wat de gevolgen zijn voor andere acties en taken. Het gaat erom vanuit inzicht bewuste keuzes te maken en te doen wat nodig is voor het slagen van je plan.

 

3. De waan van de dag

Eén ding is zeker: Zodra de inkt droog is, komt je plan in gevaar. Er komen andere prioriteiten, onvoorziene zaken treden op. Het vraagt leiderschap om dat goed te managen.

Veranderingen kunnen soms onoverkomelijk zijn, maar er is een grens. Als de afleiding het plan in gevaar brengt, heeft dat consequenties voor het management en de organisatie. Het is daarom zaak deze inzichtelijk te maken en op het juiste moment te presenteren. En het management vooraf en tijdens de uitvoering mee te nemen in het proces. Zo communiceer je proactief en creëer je de situatie om in relatieve rust je plan uit te voeren.

De waan van de dag brengt ook minder belangrijke zaken met zich mee. Als jij en je team commitment hebben gegeven aan het plan, is het belangrijk om er zo’n 70% van je tijd aan te geven. En je niet te laten afleiden. Maak dus keuzes! De overige 30% houd je aan als buffer voor onverwachte zaken die je écht moet oppakken.

 

Allied Forces begeleidt teams en organisaties in het opstellen en uitvoeren van hun plannen. Van jaarplannen en accountplannen tot projectplannen, voor startups, MKB en Grootbedrijf. De valkuilen zie je overal. Hopelijk word je je er bewuster van en raak je geïnspireerd om je plannen te realiseren. Succes!